【会社生活】仕事が出来ないと自分で思ってる人に教えたい上手な報連相(ホウレンソウ)のコツ

どうも、そんなに仕事していないのにそこそこ評価もらってる僕です。

仕事がうまくいかない人って、ホウレンソウ(報・連・相)が上手に出来ていない人が多いと思うんです。

そんな人に『報連相』をこうやってみたらどう?というコツを紹介したいと思います。

ホウレンソウのコツは、

  • 早く
  • 簡潔に
  • 自信をもって
  • 流れるように

行うことだけです。

偉そうに簡単に書いていやがりますが、私もこれから書くホウレンソウが下手くそな人でした。
コツを書く前に、『こういう人は下手』という事例を記載しますが、もうほとんど昔の私です

自分のダメだった時の事例と、うまくいくためのコツを書いていこうと思います。

報連相が下手くそな人

報告が遅い

上司への報告が遅くて指導を受ける人は多いと思います。

報告が遅い人って、悪い報告を
自分でどうにかしたい・どうにかならないか悩んでいる
上司に言って怒られるのがイヤ
人だと思います。良い報告ならすぐ出来ますからね。

怒られないようになんとかならないか…

そうやって模索しているうちに報告が遅くなってしまっているわけです。

報告が冗長な人

上司への報告の時に、報告が冗長(長い・回りくどい)人は、

上司
簡潔に言え!

なんて言われていないでしょうか。

これは怒られたくないから防衛として、どうしても先に言い訳から入ってしまうから冗長な説明になってしまっているのです。

自信なさげに報告する

『怒られたくない…怒られたくない…』

こういう気持ちが報告の際にも表れて、自信なく弱弱しく説明してしまうのです。

自信がなさそうというのは、上司にも簡単に伝わります。伝わった瞬間に上司は報告にさらに耳を傾けて不安な部分を突っ込んでくる可能性があがります。

どうしたい・どうするかの説明がない

報告をしたものの、その報告内容を受けて、

『どうするつもりなのか』『どうしたい』というものがない報告は上司からもちろん、

上司
で?

って言われてしまいます。

ホウレンソウ(報連相)の上手なコツ

ホウレンソウを上手に行うコツは、上にあげた悪いところを解消するだけです。

上手なホウレンソウのコツと書いていますがコツをつかんだところで、基本的には悪い報告(特に本人のミス)というのは少なからず上司に怒られます(不機嫌になります)
そこはどうしようもないので諦めてください。上司も人間です。そこはそういうものだと心を無にしてください。

このコツを使って、少しでもその不機嫌加減や怒りを現状より抑えるかということになります。

上手なホウレンソウをしても理不尽に怒られる場合は組合か人事に問い合わせてください。

では行きましょう。

報告は迅速にこまめに

報告は早ければ早いほど良く、もちろん遅ければ遅い程事態は悪い方向に進みます。

仕事って、研究職でもない限り『絶対にどうにもならない』という仕事ってほとんどないと思うんです。

ただ、時間がなくてどうしようもないということはあり得ます。

悪い報告でも、早めに報告していれば解決できたものでも、報告が遅いがために対処する時間がなく最悪な事態になることがあります。

よって、悪い事態を認識したらすぐに報告しましょう。
この第一報は別に上司じゃなくても先輩でも構いません。まず誰かに報連相をすぐに行いましょう。
※ただし、悩み込むような無能な先輩には相談しないでくださいね。

悪い報告だけでなく、各業務の進捗も都度報告していれば上司は安心します。
何も連絡がなければ、
『あいつはちゃんとやってるのかな?』なんて思われてしまいます。

悪いことがなくても依頼されている仕事等については都度進捗を報告しましょう。その習慣がつけば、悪い報告も素早く出来るようになります。

報告は簡潔に

報告というのは簡潔に行いましょう。

そのためには、まず結論を伝えましょう

妥当な言い訳があるのであれば、結論を言った後にすればよいのです。
最初に言い訳からすると心象悪いですから。

○○は今○○となっています。理由(原因)は○○です。』

という形で結論から先に伝える報告を心掛けしましょう。

自信をもって報告する

報告の際は、自信をもってハキハキと伝えましょう

そのためには報告する内容については事前にしっかり精査して報告しましょう。

早くも報告しなければならないし、きちんとした事実を報告しなければならない。
これは自分で完結できる部分なので、いいバランスで報告することを段々学んでいくと良いでしょう。

あ?んなこと言ったって、「きちんとした報告」でまた悩む場所出来とるやんけ!!
と思うかもしれません。

そんな時は、自信もって今悩んでることを伝えたらいいのです。
詳しくは下記に続きます。

ストーリーをもって説明する

報告の際には、その事実を受けてどうするつもりかまで報告してください。

『今○○が△△となっています。AとBとCという解決策があって、Bでいこうと思っています。理由は~』

と言ったように。

上司には、

上司
うん、分かった

と言わせるような報告がベストです。

正直こういう風に出来たら100点です。スーパー社会人です。田端信太郎くらいです。

解決案を上げたり、しっかり事実を伝えるのが時間が掛かるようでしたら、正直に
『今まだ検討中です。』
『お知恵をお貸しください。』

まだ分かってません、助けてくれと言って構いません。組織で仕事しているわけですから。

まとめ・個人的アドバイス

  • 迅速に
  • 簡潔に
  • 自信を持って
  • ストーリーをもって

報告をする。

これを意識やっていくと必ず仕事が今よりうまく回るはずです。

だがしかしBut。

これが分かってても出来ない人っていると思うんですよ。そういう方のために個人的にアドバイス上司と仲良くしたいという気持ちをなくしましょう

分かっててもうまくホウレンソウ出来ない理由としては、上司に怒られるのがとにかく怖い(絡みたくない)=心が無に出来ないのが主だと思います。

そんな上司にビクビクしている人は、良くも悪くも仕事に愛情を持ち込んでいるのです。
上司なんてただのビジネスパートナーなだけです。怒られたっていいじゃないですか。仲良くしなくていいじゃないですか。

そもそも部下を萎縮させるくらいの上司なんてロクな人間じゃないと思うんです。そんなしょうもないやつにはイチイチビクビクしていたら疲れるだけでもったいないです。

お笑い芸人のトータルテンボスの大村は、しょうもない奴がいたときは、「初めて人間界に来た前世が虫だったやつ」だと思うようにしたら心に余裕が出来ると言ってました。そういう風にどこか上司より優位な目線をもって上司を見るようにするのはオススメです。

私の場合は、「こいつなんか街に出ればワンパンで勝てるくたびれたジジイや」って思うようにしてます。

そんな風にして「別にこいつになんて思われようが関係ない」って思えば、ホウレンソウをするにあたって戸惑いは減ると思います。

絶対に回せない仕事というのはありません。自分が上手くできていない場所を把握して、適切なホウレンソウができるようになりましょう。